Prácticas para proteger su privacidad

ESTE AVISO DESCRIBE CÓMO SU INFORMACIÓN MÉDICA SE PUEDE USAR Y COMPARTIR Y CÓMO PUEDE USTED OBTENER ACCESO A ESTA INFORMACIÓN. POR FAVOR, REVISE ESTE AVISO CON DETENIMIENTO. SI NO ENTIENDE CUALQUIER PARTE DEL AVISO, POR FAVOR PIDA UNA CLARIFICACIÓN.

Fecha de inicio: 1 de julio del 2008

El propósito de este aviso de privacidad :

Este Aviso describe sus derechos en cuanto a la protección de su expediente médico y cómo usted puede ejercer esos derechos. Este Aviso también le da las personas que debe llamar si tiene preguntas o comentarios sobre los métodos y procedimientos que PBH usa para proteger la privacidad de su historial clínico.

Como comprender su expediente médico / la información del estado de su salud

Cada vez que visita a un proveedor de servicios médicos; queda registrada su visita. Normalmente, este registro contiene sus síntomas, la evaluación, el diagnóstico, el plan de tratamiento, y las recomendaciones para el tratamiento. Esta información clínica, a menudo llamado expediente médico, sirve de base para planificar su tratamiento y también como un método de comunicación entre los proveedores de servicio que están colaborando en su tratamiento. Además, sirve como un documento legal que le asegura a usted, y/o al interesado responsable de hacer el pago, que los servicios en la factura fueron actualmente suministrados. Asimismo, se puede utilizar como una fuente de datos para asegurar que estamos continuamente controlando la calidad de nuestros servicios y midiendo los resultados. El entender lo que está en su expediente médico y cómo, cuándo y porqué usamos la información, le ayudará a hacer una decisión educada cuándo autoriza compartir esta información con otros.

PBH se asegura de tener un método interno para proteger a través de la organización su Información Médica Protegida (en inglés, Protected Health Information - PHI por sus siglas en inglés) oral, escrita y en computadora. Su PHI se protege con garantías que le dan acceso solo a los empleados que necesitan saber la información. Los documentos en papel son protegidos para limitar acceso basado en el mínimo de los requisitos necesarios. Esto incluye guardar los documentos dentro de un archivo cerrado con llave para asegurar que le son accesibles solo a los empleados que tienen responsabilidades de trabajo que les requieren acceso. Los documentos que tienen PHI se guardan en un lugar seguro. La información en computadora es también protegida por un sistema automático que permite acceso limitado como se requiere por el mínimo de los requisitos necesarios. PBH protege su PHI en la ocasión de retirar datos de un lugar o cuando se mueven de un lugar a otro.

Las responsabilidades de PBH

Se nos requiere proteger la privacidad de su Información Médica Protegida (en inglés, Protected Health Information – PHI) que incluye su información médica y cualquier otros datos que lo puedan identificar. También se nos requiere el darle una notificación de nuestros deberes legales y prácticas de privacidad asociadas con su historial médico. Debemos de proteger la información sobre su salud que hemos creado o hemos recibido sobre su condición médica pasada, presente, o futura, del cuidado médico que le proporcionamos, o del pago de su cuidado médico. Sólo se nos permite usar y revelar dicha información médica en la manera que se describe en este Aviso. Le daremos una copia de papel de este Aviso antes de o en la primera ocasión que reciba algún servicio nuestro. Nos reservamos el derecho a revisar o cambiar los términos de este Aviso en cualquier momento y a hacer estas nuevas revisiones efectivas para toda la información médica que mantenemos. Cada vez que se le hace cambios a este Aviso, le informaremos por:

• Colocar el Aviso modificado en nuestras oficinas;
• Tener disponibles copias del Aviso modificado si se solicitan (en nuestras oficinas o a través del Funcionario de Privacidad nombrado en este Aviso); y
• Poner el Aviso modificado en nuestro sitio de Web – www.pbhsolutions.org

Cómo y cuándo podemos usar su información medica o compartirla con otros

• Para proporcionarle tratamiento médico

Podemos usar y compartir la información médica relacionada con su persona para proporcionar, coordinar, y/o administrarle cuidado médico y servicios relacionados. Esto puede incluir comunicaciones acerca de su tratamiento con otros proveedores de servicios médicos dentro o fuera de nuestra agencia. Por ejemplo, podemos compartir la información médica relacionada con su persona cuándo necesita que le llenen una prescripción, o cuándo consultamos con otro proveedor de servicios médicos acerca de su cuidado médico, o con los proveedores de tratamientos de emergencia cuando necesita los servicios de emergencia.

• Para obtener pago por servicios

Antes de proporcionar el tratamiento o los servicios, es posible que compartamos detalles con su(s) plan(es) de seguro(s) médico(s) y compañías de administración de utilización que autorizan los servicios que usted está programado para recibir. Esto nos permite pedir la aprobación o la autorización antes de proporcionar los servicios. Le pediremos que firme un acuerdo financiero o autorización, que nos da permiso a compartir la información médica con su compañía de seguro para que podamos enviarles la factura y recaudar el pago por el tratamiento y los servicios que le fueron proporcionados. La información en o acompañando la factura puede incluir información que lo identifica junto con su diagnóstico y su plan de tratamiento.

Si usted se rehúsa a firmar el acuerdo financiero que nos permite compartir la información médica con el propósito de facturar y recaudar el pago de su compañía de seguro, usted se hace personalmente responsable por pagar la misma cantidad que su compañía de seguro nos hubiera pagado por los servicios.

• Para efectuar las operaciones administrativas del cuidado de su salud

Puede ser que usemos y compartamos la información sobre su salud al efectuar nuestras operaciones administrativas llamadas “operaciones del cuidado de la salud.” Estas operaciones del cuidado de la salud nos permiten mejorar la calidad de la atención que proporcionamos y reducir los costos médicos. Por ejemplo, es posible que compartamos información médica en las siguientes operaciones en el cuidado de su salud:

• Los programas de instrucción p ara estudiantes, proveedores de servicios médicos, o profesionales (o aprendices) que suministran cuidados no relacionados con la medicina para ayudarles a practicar o a mejorar sus habilidades, como la instrucción para enfermeras en cómo proporcionar medicinas o una clase sobre el proceso de facturación para los contables y ayudantes. No se les permite a las personas que reciben esta educación compartir la información obtenida en el cursillo de capacitación.

• La revisión interna de la calidad para probar y evaluar las habilidades, calificaciones y acciones de los proveedores de su tratamiento médico que están cuidando de usted. Esto puede incluir la revisión de su información médica por el Personal en el departamento para la Mejora de la Calidad o por el Supervisor de su proveedor para evaluar el cuidado total que se proporciona y el progreso del tratamiento. Entonces, esta información se usará en el esfuerzo de mejorar constantemente la calidad y la eficacia de los servicios que proporcionamos.

• La revisión externa de la calidad mediante la cooperación y la participación en las evaluaciones de nuestros proveedores del cuidado de salud, empleados o instalaciones por organizaciones fuera de nuestra agencia que evalúan la calidad del cuidado que proporcionamos. Podemos compartir la información médica con una agencia gubernamental, como Medicare y Medicaid, o con una organización nacional que imparte acreditación como el Concilio de Acreditación.

• Otras revisiones para ayudar a varias personas externas o al personal interno que revisan nuestras actividades. Por ejemplo, su información médica puede ser revisada por los contables y los abogados que se aseguran que cumplimos con varias leyes; o también por personal apropiado para planificar para el futuro, para determinar la mejor forma de limitar los costos, o para hacer una auditoría de su historial para asegurar que ningún tipo de información sobre usted se ha compartido con alguien de modo que viola este Aviso.

• Para comunicarse con otros Proveedores de Servicio que tienen Contratos Laborales con PBH. Estos incluyen las familias de acogida de terapia, hogares tipo residencia para grupos, y proveedores de servicios basados en la comunidad. Cuando se contratan estas funciones, puede que compartamos la información sobre su salud con nuestros colaboradores de servicios para que puedan proporcionarle los servicios y le puedan cobrar a usted o a un pagador de tercera parte por los servicios prestados. Sin embargo, para proteger su información médica, le requerimos a los colaboradores de servicios que guarden su información apropiadamente.

• Puede que usemos su información médica para los propósitos de investigación. Por ejemplo: podemos compartir información con los investigadores pero sólo cuando un Consejo de Revisión Institucional ha revisado la propuesta de la investigación y ha aprobado la investigación. Los investigadores deben tener protocolos establecidos para asegurar la privacidad de la información sobre su salud.

• Para el personal no profesional que necesita saber la información sobre su salud para realizar sus obligaciones.

• Para recordarle de una cita que tiene para su tratamiento o cuidado médico.

Uso adicional de su información médica y cuando podemos compartirla sin su autorización

Las leyes estatales y federales requieren o permiten que compartamos la información sobre su salud con otros en situaciones específicas en las cuales usted no tiene que dar su consentimiento o su autorización, o en las cuales usted no tiene la oportunidad de estar de acuerdo u objetar del uso o revelación de su información. Antes de revelar la información sobre su salud, evaluaremos cada solicitud para asegurar que solo se compartirá la información necesaria. Estas situaciones incluyen pero no se limitan a las siguientes:

• Cuando recibe servicios para los problemas de drogas o alcohol, la ley federal permite que se comparta información en las siguientes situaciones:
  • Para informar sobre situaciones de abuso, de abandono o de violencia doméstica,
  • Para responder a una orden o una citación judicial,
  • Al personal calificado para investigación, auditoría, y evaluación de un programa,
  • A los proveedores de servicios de salud que están proporcionando servicios de emergencia médica,
  • Si creemos que existe la posibilidad de que usted pueda cometer algún tipo de delito en el programa o contra algún miembro del personal del programa,
  • Para el propósito de las comunicaciones internas, tal como se describen arriba, y
  • A las agencias calificadas que organizan los servicios cuando es apropiado. (Estas agencias están de acuerdo de cumplir con la ley federal).

• Cuando recibe servicios que no son para el abuso de alcohol o drogas, la ley estatal requiere que se comparta información en las siguientes situaciones específicas que incluyen, pero no se limitan a:
  • Para informar sobre cierto tipo de heridas u otras lesiones físicas,
  • Para informar sobre una enfermedad contagiosa o el riesgo de contraer o propagar una enfermedad o una condición,
  • Para responder a una orden o citación judicial,
  • Para reportar el posible abuso/abandono de menores o el posible abuso/abandono de adultos discapacitados,
  • Por la solicitación de un pariente o algún miembro de la familia que tiene un papel legítimo en los servicios de la terapia ofrecida u otra persona designada por el consumidor/la persona con responsabilidad legal, el proveedor responsable del tratamiento compartirá la siguiente información después de notificar al consumidor que tal solicitud se ha hecho:
    • notificación de la admisión del consumidor a la agencia,
    • notificación del traslado del consumidor a otro centro,
    • notificación de la decisión del consumidor de dejar la agencia en contra del consejo médico,
    • notificación que la agencia le dio de alta al consumidor
    • información sobre referencias y citas hechas para el consumidor después de la alta médica.
    • con el abogado de PBH
    • p ara el propósito de presentar una petición para el ingreso involuntario o la disposición de incompetencia
    • hasta el punto que sea necesario para realizar las responsabilidades cuando un consumidor es examinado o ingresado para el tratamiento ambulatorio.
    • cuándo existe un peligro inminente a la salud o a la seguridad del consumidor o de otro individuo; o cuándo hay la posibilidad de cometerse un delito o una infracción violenta.
• Cuándo se participa en evaluaciones de NC-TOPPS (un sistema basado en la web para reunir datos sobre los resultados y el rendimiento de los servicios de salud mental y de abuso de alcohol/drogas) – La confidencialidad de la información que puede identificar al consumidor es protegida bajo las regulaciones Federales de 42 CFR Parte 2 y HIPAA Partes 160 y 164. NC-TOPPS cae bajo las excepciones de auditoría y de evaluación de estas leyes. La información que puede identificar al consumidor puede ser compartida sin el consentimiento del consumidor al Departamento del estado de Carolina del Norte de Servicios de Salud Mental, Discapacidades de Desarrollo y Abuso de Alcohol/Drogas (DMH/DD/SAS por sus siglas en inglés) y a sus contratistas de evaluación autorizados bajo las excepciones de auditoría y de evaluación. El DMH/DD/SAS o sus contratistas de evaluación de NC-TOPPS pueden re-compartir cualquier información individual que identifica al consumidor solamente a la instalación del proveedor designado y al LME (Local Management Entity – Entidad Local de Administración) asignado al consumidor para la cual esta información ha sido sometida.

Sus derechos

• La información sobre su salud no será compartida sin su autorización al menos que sea requerido por las regulaciones de las leyes estatales y federales.

• Aunque la información sobre su salud es propiedad física de PBH, la información le pertenece a usted. Usted tiene el derecho a solicitar, por escrito, ciertos usos y revelaciones de su historial médico.

• Si firma una autorización por escrito que nos permite usar y compartir la información sobre su salud en una situación específica en adición a las que se incluyen en este Aviso, usted puede, en cualquier momento, renunciar o cancelar su autorización por escrito, y detendremos cualquier uso o revelación de la información sobre su salud que puede ocurrir después de recibir su cancelación por escrito. Pero no podemos cancelar cualquier revelación que se hizo antes de recibir su cancelación por escrito.

• Usted puede solicitar restricciones de cómo usar y compartir la información sobre su salud señalada en este Aviso, sin embargo, no se nos requiere que cumplamos con su solicitud.

• Usted tiene el derecho de solicitar, por escrito, copias de la información sobre su salud. Puede ser que se le cobre por hacer copias de la información que pidió sobre su salud. Existen varias situaciones en las que no podemos concederle su solicitud para revisar su historial.

• Usted tiene el derecho de solicitar, por escrito, hacerle correcciones a la información existente que forma parte de la información sobre el estado de su salud. Existen varias situaciones en las que no podemos concederle su solicitud para hacerle correcciones a su historial.

• Usted tiene el derecho de solicitar, por escrito, una lista de las personas o agencias con las que hemos compartido su historial médico. Su primera solicitud se le proporcionará gratuita Sin embargo, si usted solicita la lista más de una vez en un período de 12 meses, se le puede cobrar una suma razonable. Le informaremos del costo y usted puede escoger a retirar su solicitud en ese momento antes de incurrir cualquier costo. Hay ciertas excepciones que se aplican .

• Usted tiene el derecho de solicitar, por escrito, a que se le contacte a otra dirección o número de teléfono o en otras formas apropiadas sobre facturas y su historial médico. Le concederemos esta solicitud si es razonable.

• Usted tiene el derecho de recibir una copia del “Aviso de Prácticas para Proteger la Privacidad” de PBH. Para pedir una copia puede llamar al 1-800-939-5911.

Cómo protestar sobre nuestras prácticas para proteger su privacidad

Si usted cree que sus derechos de privacidad han sido violados o si usted no está satisfecho con nuestras regulaciones o procedimientos sobre la privacidad; o si tiene alguna pregunta y desea información adicional, puede escribir o llamar a nuestro Funcionario de Privacidad (Privacy Officer en inglés) al:

Privacy Officer,
245 LePhillip Court, NE,
Concord, NC 28025
Teléfono: 704-721-7000.

También puede presentar un descontento por escrito y enviarla por correo o por fax, a la Secretaria del Departamento de la Salud y Servicios Humanos (en inglés – Secretary of the Department of Health and Human Services - DHHS) a la dirección:

Office for Civil Rights
U.S. Department of Health and Human Services
61 Forsyth Street, SW – Suite 3B70
Atlanta , GA 30323
404-562-7886
404-331-2867 (TDD)
404-562-7881 (FAX)

• El descontento dirigido a la Secretaria debe hacerse por escrito en papel o por e-mail.
• El descontento debe incluir el nombre “PBH”, y describir los actos o las omisiones que usted cree que están en violación de las Reglas de Privacidad.
• El descontento debe presentarse en un período de 180 días desde que supo o debería haber conocido que tal acto u omisión tuvo lugar.
• Le proporcionaremos ayuda y/o una solicitud para presentar su descontento.

Si usted presenta un descontento con nuestro Funcionario de Privacidad o con la Secretaria del DHHS, nosotros no tomaremos ninguna clase de acción contra usted ni cambiaremos nuestro tratamiento hacia usted de cualquier manera.

Historia del Aviso de PBH de Prácticas para Proteger la Privacidad:

14 de abril del 2003, HIPAA

Revisado – 23 de junio del 2005 (se añadieron unas actualizaciones)

Revisado – 29 de agosto del 2005 (añadió NC-TOPPS)